Learn M.S. Word in Hindi

                                  Learn M.S. Word  in Hindi

जैसे ही आप 2007 Microsoft Office सिस्टम स्थापित और सक्रिय करते हैं, निर्देश और जानकारी स्वचालित रूप से प्रस्तुत या उपलब्ध होते हैं।  पहली बार वर्ड 2007 खोलने पर आप उसकी नई दिखावट से आश्चर्यचकित हो सकते हैं | अधिकांश परिवर्तन रिबन में ही हैं, जो कि Word के शीर्ष पर एक विस्तृत क्षेत्र है।रिबन प्रचलित आदेशों को सामने लाता है, ताकि आपको बार-बार किए जाने वाले कार्यों के लिए प्रोग्राम के विभिन्न भागों में न ढूँढना पढ़ें।

आखिर बदलाव क्यों हैं ?

जी हमारा उत्तर ये होगा कि आपके कार्य को आसान और शीघ्र बनाना रिबन का उपयोग अनुभवों के गहन शोद के बाद डिज़ाइन किया गया है जिसे माइक्रो सॉफ्ट के कार्य कर्ताओं ने बहुत ही सुन्दर तरीके से सजाया है।
एम्.एस.वर्ड को ओपन करने के लिए टास्क बार पर बने बटन पर माउस से बाये बटन से क्लिक करें उसके बाद या तो रन कमांड में winword लिखे या प्रोग्रामस में जाएँ फिर दायें तीर के निशान कि और बढते हुए माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस में एम् एस वर्ड का चुनाव कर एंटर कुंजी दबाएँ या बाएं बटन से क्लिक करे।

इस अध्याय में आपको रिबन के बारे में अधिक जानकारी देने का प्रयास किया गया है, ताकि आप आसानी से उसे समझ सके।

रिबन के तीन भाग Tab(टैब्ज़), Group(समूह), और Comments(टिप्पणियाँ )हैं.रिबन पर ये  तीन मूल घटक होते हैं. यह जानना अच्छा है कि प्रत्येक क्या कहलाता है ताकि आप समझ सकें कि इसे कैसे उपयोग करना हैं|

ØTab शीर्ष पर सात मूल घटक हैं. प्रत्येक किसी कार्य क्षेत्र का प्रतिनिधित्व करता है|
ØGroup. टैब में कई समूह है जो कि संबंधित आयटम्स को एक साथ दिखाता हैं|
ØComment. में कोई आदेश एक बटन, जानकारी दर्ज करने के लिए बॉक्स, या मेनू होता हैं|

टैब पर प्रत्येक वस्तु, उपयोगकर्ता की गतिविधियों के अनुसार सावधा‍नीपूर्वक चयन की गई है. उदाहरण के लिए,  home  टैब पर आपके द्वारा अधिकांश उपयोग की जाने वाली सभी चीजें होती हैं, जैसे पाठ फ़ॉन्ट बदलने के लिए फ़ॉन्ट समूह में आदेश: जेसे कट, कॉपी, पेस्ट फॉर्मेट पेंटर, फ़ॉन्ट आकार, बोल्ड, इटैलिक, अन्डरलाइन  और अन्य।

जब हम वर्ड ओपन करते है तो हमे सब से पहले ये स्क्रीन नजर आती है ।

यहाँ पर सबसे ऊपर बाएं कोने में एक गोल बटन नजर आता है जिसे ऑफिस बटन कहते हैं जिसका उपयोग आप एक नई फाइल बनाने में एक मौजूदा फ़ाइल को खोलने, एक फ़ाइल को बचाने के लिए, और कई अन्य कार्य करने के लिए मेनूका उपयोग कर सकते हैं.

और उस के पास में तीन बटन वाला एक छोटा सा बॉक्स जिसे त्वरित पहुँच उपकरण पट्टी(quick access toolbar) कहते हैं  जिसका उपयोग आप अपनी फाइल को सुरक्षित  करने के लिए आपके द्वारा लिए गए कार्य को पूर्ववत करने, और कार्य को  वापस लेने के लिए होता  है।

ऑफिस बटन के पास  एक तीर का चीन नजर आता है, जिसे  त्वरित पहुँच उपकरण पट्टी अनुकूलित (customize quick access toolbar) कहते हैं। इस तीर के चिन्न से हम इस पट्टी पर और बटन लगा या हटा सकते हैं।

यहाँ सबसे पहले पहले हम होम टैब  में  कट कॉपी पेस्ट आदि के बारे में जानेंगे

जेसा कि आप पहले पेंट, नोटपैड, में पढ़ा वेसे ही यहाँ पर भी है परन्तु यहाँ पर होम टेब में तीन और नयी चीज देखने को मिलेंगी

• 1. पेस्ट में paste as hyperlink,
• 2. format painter,
• 3. clipboard.

यहाँ सब का वर्णन निचे दिया गया है देखे –

सब से पहले हम वर्ड की एक नयी फाइल ओपन करते हैं और उसमे कुछ लिखते हैं फिर लिखे हुए टेक्स्ट को सेल्लेक्ट करने के बाद  होम टेब में कट बटन  का उपयोग करते है तो हमारा वह लेख जिसे हमने सेल्लेक्ट किया है वो उस जगह से हट जाता है और क्लिप बोर्ड में सेव हो जाता है। वहां से हम इसे जहाँ चाहे वहां पेस्ट कर सकते हैं पेस्ट का मतलब चिपकाना होता है  ठीक इसी प्रकार जब हम सेल्लेक्ट डाटा को कॉपी करते है तो वो भी क्लिपबोर्ड में सुरक्षित हो जाता है  परन्तु जेसे कट  कमांड से डाटा उस जगह से हट गया था यहाँ वह नहीं हटता  नहीं है। क्लिपबोर्ड में वही डाटा रहता है जो हमने बाद में किया है जेसे कॉपी वाला डाटा अब क्लिपबोर्ड में रहेगा। अर्थात

Cut (Ctrl+X) :–  इस कमांड का प्रयोग सेलेक्ट किये हुए Matter को हटाकर Clipboard में रखने के लिए किया जाता है] जेसा की आपने पहले पेंट]नोटपैड या वर्डपैड में पढ़ा परन्तु यहाँ पर हम क्लिपबोर्ड को प्रत्यक्ष देख सकते है।

Copy (Ctrl+C) :- इस कमांड का प्रयोग सेलेक्ट Matter को Clipboard में Copy करने के लिए किया जाता है।

Paste (Ctrl+V) :- इस कमांड का प्रयोग Clipboard में रखे हुए Text को अपने फाइल में Top Left Side es Paste किया जा सकता है। यदि आवश्यकता हो तो जहाँ पर आप ने कर्सर रखा है वहां पर भी ये Paste किया जा सकता है।

Paste Special:- इस कमांड के प्रयोग से Cut या Copy वाला Matter कुछ अन्य तरीके से (जैसे पिक्चर फॉर्मेट) Paste किया जाता  है। जैसे ही हम Paste Special Option पर क्लिक करते है एक Dialog Box Open होता है जैसे निचे चित्र में दिखाया गया है। यहाँ इसमें किसी भी आप्शन को चुनकर OKबटन पर क्लिक करते है तो वह Matter जो हमने कट या कॉपी किया था वह चुने हुए फॉर्मेट में पेस्ट हो जाएगा।

Paste as Hyperlink(Ctrl+Shift+C):– इस कमांड के द्वारा जब हम कोई हाइपर लिंक बनते है और उस लिंक से जब वो फाइल खोलते है तो उस फाइल से जो भी डाटा कॉपी होता है उस को हम paste as hyperlink कर सकते है यानि कॉपी वाला डाटा भी यहाँ पर लिंक बन जाता है। इस का उपयोग हम बार बार हाइपर लिंक न बनाना पड़े इस लिए उस को एक बार उसे करते हैं।

Format Painter(Ctrl+Shift+C):- इस कमांड के प्रयोग से किसी भी शब्द, वाक्य आदि में जो भी डिजाईन आप ने दी है वो किसी दुसरे शब्द, वाक्य पर लगा सकते हो। ये कॉपी जेसा ही है परन्तु अंतर ये है कि  कॉपी से डाटा पूरा का पूरा छप जाता यदि हम किसी एक अक्षर, शब्द या वाक्य पर उसे लगाना चाहें तो, जबकि फॉर्मेट पेंटर से केवल उस शब्द पर फॉर्मेट ही आता है न की पूरा शब्द जो हमने सेलेक्ट किया है।

नोट:- ­Paste कमांड तभी काम करेगी जब Matter Cut या Copy किया हुआ होता है। तथा ऑफिस 2010 या 2013 में यहाँ पेस्ट में इस तरह ही एक और छोटी विन्डियो नजर आती है इस में जो आप्शन दिए गए है उसे हम बाद में पढेंगे।

Starting Ms word (ms word को शुरू करना)

word_Starting Msword (msword को शुरू करना) स्टार्ट एम एस वर्ड,स्टेटस बार,रूलर बार,फारमैेटिग टुल बार,मेनूबार और टाइटिल बार आदि

Starting Msword (msword को शुरू करना):-

Msword को हम तीन तरीके से open कर सकते है।

(1) start->all program->msword पर mouse का left Button click कर

(2) start -> Run …पर click करने पर एक dialog box open होता है। उसमें  winwood type करे ok Botton पर click करने करे

(3) disktop window पर मौजूद msword के  shortcut icon पर click करने पर

लेकिन किसी भी तरीके से open करने पर msword की main window इस प्रकार दिखेगी जिसका चित्र नीचे दिया गया है।
Title bar (टाइटिल बार):- इस विन्डो में सबसे ऊपर टाइटिल बार होता  है। जिसमें application का Logo, document का नाम, application का नाम और तीन control button  दिखायी देता है।

Menu Bar (मेनूबार):-  इस विन्डो में title bar के नीचे menu bar दिखायी देता है। menu के अन्दर options पाये जाते है। option का प्रयोग कर कम्प्युटर को दिशा निर्देश दिया जाता है। options (commands) को उनके working behavior के अनुसार categorize कर दिया जाता है। जिन्हे मेनू(menu) कहते है

Standard Tool Bar :- यह tool bar menu bar के नीचे होता है इसमें commands icons के रूप में दिखायी देती है जिनको user देख कर अपने अनुसार प्रयोग कर सकता है। इसमें उन commands को icons के रूप में दिखाया जाता है। जिन्हे user प्रायः use करता है। जैसे कि new, open, save etc.

Formatting Tool Bar (फारमैेटिग टुल बार):–  यह बार सामान्यतः standard tool bar के नीचे होता है। इसमें document को formatting से सम्बन्धित commands icons के रूप में दी होती हैं जिनको use कर document का appearance  बदल सकते है।

Ruler Bar (रूलर बार):- यह बार format bar से नीचे एवं page के ठीक ऊपर होता है। इसका प्रयोग Tab setting एवं text indentation के लिए प्रयोग करते है।

Status Bar (स्टेटस बार):- यह बार विन्डो के सबसे नीचे स्थिति होता है। यह document की current position को बताता है।

Details Of Menu :- menu के अन्दर commends  पायी जाती है। जिन्हे options कहते है। options के कार्य प्रकति के अनुसार अलग-अलग menu के नाम से grouping कर दिया जाता है। जैसे कि file menu, edit menu , view menu & insert menu etc.

MS Word : Tools

• Spelling And Grammar(स्पेलिंग एण्ड ग्रामर),
• Word Count (वर्ड काउन्ट )
• Auto correct(आटो करेक्ट ),
• Protect Document(प्रोटेक्ट डाकूमेंट),
• Mail Merge (मेल मर्ज ),
• Macro(मैकरो )

Spelling And Grammar(स्पेलिंग एण्ड ग्रामर):- इस आपशन के द्वारा document के अन्दर लिखे गये  text की  spelling जाॅचते है। और ग्रामर mistake भी पता करते है।

Word Count(वर्ड काउन्ट ):- इस आपशन से  document की पूरी statistics पता करते है। कि कितने paragraph, line & words इत्यादि यह इस तरह से  show करता है।

Auto correct(आटो करेक्ट ):- यह एक ऐसा आपशन होता है। जिसमें कई word अपने आप सही हो जाता है। word और उनके सही forms  पहले से  set कर दिये जाते है। तो उसके लिखने के बाद enter को प्रेस करने पर या space bar प्रेस करने पर स्वयं सही हो जाते है। उसे  auto correct कहते है। इसका  dialog box इस तरह होता है।

MS Word : Format

• Font- ,
• Paragraph- पैराग्राफ
• Columns,Change Case(चेन्ज केस),
• Background(बैंक ग्राउन्ड ),
• Tabs,Text Direction(टेक्स्ट डायरेक्शन)

Font- फान्ट के माध्यम से स्क्रीन पर  टेक्स्ट को एक स्टइल में लिखा जाता है जो स्क्रीन पर प्रदशित होता है। इससे font name,style & size cदलते है जो डाकुमेंन्ट स्कीन पर दिखता है।

Paragraph- पैराग्राफ की माध्यम से पैराग्राफ की फाॅरमेटिंग करते है   फाॅरमैट पैराग्राफ पर क्लिक करते है। तो इसका dialog box प्रदर्शित होता है।

Columns:- text को columns में लिखना प्रायः एक फैशन की तरह है। जैसा की न्यूज पेपर में लिखा रहता है। टेक्स्ट लिखने के बाद कालम आपशन मे जाते है। वहाॅ पर एक डाइलाग बाक्स खुल कर आता है जहाॅ से no of columns select करतें है।

Change Case(चेन्ज केस):- इससे text का  case बदलते है। जब हम इस आपशन को select  करते है। तो एक  dialog box खुलता है जो नीचे दिखाया गया।

Background(बैंक ग्राउन्ड ):- इससें document का background बदलते है। जिसमे हम कोई color, texture या picture  डाल सकते है।

Tabs: – document में टेब का प्रयोग साधारण लिस्ट की  Relatively के लिए किया जाता है। टैब का प्रयोग भी  text में alignment set करने के काम आता है। लेकिन by default tab o. s inch सेट हो जाता है। इसमें वैलु लेफट में मार्जिन में सेट होती है।

Text Direction(टेक्स्ट डायरेक्शन):– जो text box document में insert menu से  insert किया जाता है। उसकेs text का direction  बदलने के लिए प्रयोग करते है।

MS Word : Insert (इनसर्ट)

word_Insert Menu (इनसर्ट मेनू):-

• Break (ब्रेक),
• Page Numbar (पेज नम्बर),
• Date & Time (तारीख एवं समय),
• Autotext (आटोटेक्स्ट ),
• Symbol (सिम्बल),
• Comments (कमेन्टस),
• Footnote (फुटनोट),
• Caption (कैंपसन),
• Cross Reference (क्रास रिफ्रेन्स ),
• Index & tables (इन्डेक्स और टेबल्स ),
• Picture (पिक्टर),
• Hyperlink (हाइपरलिंक)

Insert Menu (इनसर्ट मेनू):- इस मीन के अन्दर document  की कार्य क्षमता को बढाने से सम्बन्घित  commands  होते है।

Break (ब्रेक):- इसमें document के matter को पेजों में तोडा जाता है। जब हम इस आपशन को select करते हैं। तो यह एक  dialog box
डिस्पले करता है।

Page Number (पेज नम्बर):- इस आपशन के द्वारा  document  में page Number डालते है। इसका dialog box इस तरह डिस्पले होता है।

Date & Time (तारीख एवं समय):-इसमें पेज के अन्दर जहाॅ पर cursor होता है। वहाॅ पर  date & time डाल सकते है।

Auto text (आटोटेक्स्ट ):- इसमे पेज के अन्दर at the cursor position  कुछ विशिष्ट टेक्स्ट को डाल सकते है इससे टाइप करने का समय बच जाता है। और Spelling mistake नहीं होती हैं।

Symbol (सिम्बल):- इस आपशन के द्वारा document में symbol insert  किया जाता है। जब हम इस आपशन को सिलेक्ट करते है तो एक dialog box दिखायी देता है।

Comments (कमेन्टस):-इस आपशन के द्वारा पेज के अन्दर कहीं भी secret text लगा सकते है। जिसके माध्यम से, बाद में हम कभी उस निश्चित location पर पहुॅच सकते है।

Footnote (फुटनोट):- इस आपशन के द्वारा हम किसी वर्ड की व्याख्या symbol  के साथ पेज की बाटम में दे सकते है।

Caption (कैंपसन):- इस आपशन के द्वारा किसी graphics object  का टाइटिल दे सकते है।

Cross Reference (क्रास रिफ्रेन्स ):- इसकी सहायता से हम document में  items को एक दूसरे से link स्थापित कर सकते है। और इसकी सहायता से एक  location  से दूसरी location पर Navigate  कर सकते है उदाहरण के रूप में दो  heading को एक दूसरे से  link कर सकते है। जैसे कि इसमें page 1 पर Heading 1 बनाये और  page 2 पर heading 2 बनायी और इसके बाद  cross reference option को  select कर  insert button पर क्लिक करने से cursor होता है वहाॅ पर link बन जाता है।

Index & tables (इन्डेक्स और टेबल्स ):– इस आपशन की मदद से topics का index तैयार किया जाता है। कि कौन सा topic किस  page पर है इससे topic ढूढना आसान हो जाता है। जैसा कि किताबो के अन्त में दिया होता है। इसको select करने पर dialog box आता है। जिससे topics की marking कर लेते है। फिर नये पेज पर index को  create कर लेते है।

Picture (पिक्टर):- इस आपशन से  document के अन्दर जहाॅ पर cursor होता है। वहाॅ पर computer  में  store किसी भी picture को  insert कर दिया जाता है।

Text Box (;टेक्ट बाक्स ):- इससे  document के अन्दर एक  text box insert हो जाता है। इसके बाद इसमें जो text लिखा जाता है। इसका direction  बदल सकते है।

Hyperlink (हाइपरलिंक):- इसकी सहायता से किसी दूसरी file को document के अन्दर  attach  कर सकते है। उसका एक लिंक बना लेते है और उस पर click करने पर attached file खुल जाती है। इसकी shortcut key ‘ctrl + k’ होती है।

MS Word : View Menu

word_View Menu (वीव मीन):–

• Web layout:,
• Normal,
• print layout,
• out line,
• Tool Bars(टूलबार),
• Header & Footer (हेडर और फुटर),
• Document Map (डाकुमेंट मैप),
• Zoom (जूम)

इस मेनू के अन्दर document का  appearance (स्वरूप) बदलने से सम्बन्धित commends  पायी जाती है। इसमें 4 view पाये जाते है।

1. Normal:  इसमें  border, page layout  और  vertical ruler नहीं दिखायी देता है

2. Web layout: इस  view  में  web page  की तरह दिखायी देता हैं जैसा कि internet browser पर दिखायी देता है। लेकिन appearance normal view  जैसा होता है।

3. print layout: इस view  में page layout, border, & left top में Ruler bar, Right & button  में scroll bar दिखायी देता है।

4. out line: इस  view में ruler bar नहीं दिखायी देता है। इसमें  heading, sub heading, text & sub document create कर सकते है। इसमें कोई  graphics object नहीं दिखायी देता है। इसमे एक outline tool bar  भी दिखायी देता है। जिसमें इससे सम्बन्धित GUI commands होती है।

Tool Bars(टूलबार):-  इसमें विभिन्न तरीके के  tool bar होते है। जिनको यहाॅ से appear  या  disappear  कर सकते है। जैसे कि standard toolbar, formatting toolbar & drawing toolbar  इत्यदि ।

Header & Footer (हेडर और फुटर):-  इस आपशन से  header & footer लगा सकते है। और देख सकते है। इस आपशन को select करने पर header & footer toolbar Hभी खुलता है। जिसमें इससे सम्बन्धित commands होती है।

Document Map (डाकुमेंट मैप):- इस आपशन को सेलेक्ट करने पर एक बायी ओर window खुल कर आ जाती हैं। जिसमें headingsदिखायी देती हैं। उन  heading पर  click कर उसमें सम्बन्धित text देख सकते हैं। इस तरह इसका प्रयोग heading को collapse & expand करने के लिये प्रयोग करते है।

Zoom (जूम):-इस आपशन से  page का size  छोटा या बडा करने के लिए प्रयोग करते हैं।

MS Word : Edit Menu (इडिट मेनू)

word_Edit Menu (इडिट मेनू),

• Undo(अन्डू),
• Redo (रिडू),
• Cut (कट),
• Copy (कापी),
• Paste Special (पेस्ट स्पेशल),
• Clear (क्लीयर),
• Select all (सेलेक्ट आल),
• Find (फाइन्ड),
• Replace (रिपलेस),
• Goto (गोटू)

Undo(अन्डू):- यह आपशन current action को डीलीट करता है। और previous action पर पहुॅच जाता है।

Redo (रिडू):- इस आपशन से current action delete हो जाता है। और next action पर पहुॅच जाता है।

Cut (कट):- इस आपशन से द्वारा selected text को हटा कर clipboard में डाल दिया जाता है।

Copy (कापी):- इस command के द्वारा selected text कापी कर के clipboard में store कर दिया जाता है। और text वही पर बना रहता हैं।

Paste(पेस्ट):- इस आपशन के माध्यम से clipboard में store data को वहा पर paste किया जाता है। जहाॅ पर cursor होता है।

Paste Special (पेस्ट स्पेशल):- selected text को कट या कापी करने के बाद किसी विशिष्ट रूप मे paste कर सकते है। यह आपशन को select करने पर एक dialog box open gोता है। वहाॅ से विशिष्ट रूप select कर के ok button पर क्लिक करने से पेष्ट हो जाता है।

Clear (क्लीयर):- इस आपशन को  select करने पर selected text हट जाता है।

Select all (सेलेक्ट आल):- इस आपशन से पूरा document select हो जाता है।

Find (फाइन्ड):– इस आपशन से द्वारा  document के अन्दर किसी विशिष्ट text या  word  को ढूढा जाता हैं।

Replace (रिपलेस):- इस आपशन के जरिये किसी स्पेशल  text  को किसी दूसरे text से Replace कर सकते है।

Goto (गोटू):- इस आपशन की मदद से किसी specified page, line bookmark , comment, footnote & heading पर पहॅुच सकते है।

MS Word : File Menu (फाइल मेनू)

word_File Menu(फाइल मेनू),

• New (न्यू),
• Open(ओपेन),
• Close(क्लोज),
• Save (सेव),
• Save as (सेव ऐज),
• Save as web page (सेव एज वेब पेज),
• page setup(पेज सेटअप),Print (प्रिट)

New (न्यू):- इस option के माध्यम से नया document बनाया जाता हैं। इसकी
short cut key   Ctrl+N होती है।

Open(ओपेन):– इस  option के माध्यम से पहले से बना हुआ document file को खोलते हैं। इसकी shortcut key ctrl+o होती है।

Close(क्लोज):– इसमें current open file को बन्द किया जाता है

Save (सेव):-इस option के माध्यम से file को permanent storage device पर सुरक्षित करते है।

Save as (सेव ऐज):-इसके द्वारा current open file की duplicate copy तैयार करते है।

Save as web page (सेव एज वेब पेज):-इस  option के द्वारा file को HTML format में सेव करते है।
जो internet browser से open हो जाती है।

page setup(पेज सेटअप) :- इस option का प्रयोग पेज की margin size & orientation set सेट करते है इस option को select करने पर page setup dialog box खुल जाता है।  margin से पेपर के चारो तरफ स्पेस set किया जाता है। जैसे कि left Right top & bottom इसके साथ header & footer का space भी निर्धारित कर सकते है। gutter position भी सेट कर सकते है। जोकि binding के लिए स्पेस छाडते है। इसको पेज के लेफ्ट में या top में सेट कर सकते है।

pager size:- पेपर साइज से हम पेपर की width & height घटाते बढाते है। और पेज का orientation set करते है।

Portrait:- paper पर printout horizontal lines में होता है।

Landscape:– paper  पर printout vertical line  में होता है।

Print Preview (प्रिंट प्रीवीव):– इस  कमान्ड की सहायता से देखते है कि पेपर पर printout कैसा आयेगा।

Print (प्रिट):- इस option के द्वारा पेपर पर printout लिया जाता है। इसका dialog box नीचे दिया गया है। जिसमें हम printout की setting कर सकते है।

Sent To (सेंट टू):- इस option के द्वारा document को mail या fax इत्यदि कर सकते है।

Exit(इक्जिट):- इस option के  द्वारा  ms word से बाहर आते है।